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组织做出的许多决策都具有采购影响，可以显着影响做出特定决策的总成本。采购涉及诸如选择供应商、定义付款条款、战略审查、合同谈判以及购买服务和商品等流程。它与采购或获取对组织很重要的所有服务和商品有关。
在私营部门，采购过程被视为有助于提高企业盈利能力的战略级职能。它不仅简化了流程并降低了原材料的整体价格，而且还允许组织确定最佳供应来源。总而言之，它有助于确保平稳运行的底线。
在公共部门，高层管理人员负责降低底线。只有少数人员管理采购职能，这增加了该部门腐败的可能性。这就是为什么需要增加企业的整体产出。例如，可以对员工进行培训，以提高他们的效率和服务质量，从而提高产出。
随着时间的推移，围绕招标咨询、提案和大管理引入了许多术语，包括一些与采购相关的首字母缩略词。了解这些条款的企业并不多，但作为小企业的企业家或所有者，如果您希望有效管理买家的购买准备，了解他们的目的很重要。示例包括 RFI（信息请求）、EOI（意向书）、RFP（提案请求）、RFT（招标请求）和 RFQ（报价请求）。这些术语中的每一个都在采购职能中发挥特殊作用。
EOI 和 RFP 是采购职能中最常用的术语，每个术语在简化整个流程方面都有特定的作用。许多人在执行流程时会混淆这些术语。为了得到它们的区别一个更好的想法，重要的是要知道这些术语的意思。
EOI（意向书）
兴趣表达 (EOI)，也称为兴趣注册 (ROI)，具有与信息请求 (RFI) 类似的功能。它用作采购初始阶段的筛选过程，以创建正式且更具体的招标书或 RFT（采购职能的后期阶段）。当一家公司发布 EOI 时，需要在转向 RFT 之前估计市场提供或收集更多信息的能力。进行采购的公司不太可能通过意向书任命承包商。要做到这一点，流程必须继续进行，直到达到 RFT。
EOI 是一种公开招标，可以让任何公司挺身而出。它引发了激烈的竞争，并提供了允许新的和潜在的供应商确保他们的工作的好处。然而，在建筑合同中，由于吸引了不适合合同的供应商，造成了时间、金钱和精力的浪费，这在很大程度上受到了批评。
要求EOI的广告必须包括合同主体描述、合同描述（如预算和规模）、合同类型、采购路线、条款和条件、提交地址和截止日期以及其他详细信息（包括联系方式） 、组织描述、技术能力和相关经验、工作人员的可用性及其经验等）
RFP（征求建议书）
另一方面，RFP，也称为要约请求 (RFO)，是一种可以轻松修改的文档。它主要用于购买者正在寻找基于解决方案的响应以满足其要求以及其他因素（不包括价格）对每个报价的评估至关重要的情况。它还用于没有明确的解决方案或规范可用的情况，采购部门正在寻找许多创新和选项。这些仪器比 RFT（通常具有明确定义的解决方案或规格）更灵活。RFP 主要用于无法轻易定义解决方案的专业服务。
